La scadenza per l'adozione del Documento programmatico sulla sicurezza (DPS) e delle misure minime di sicurezza, dopo l’ultima proroga concessa per decreto nel mese di giugno, è fissata per il 31 DICEMBRE 2004. Entro la fine dell'anno dunque, il titolare del trattamento di dati personali dovrà aver redatto tale documento e, alla stessa data, dovrà anche aver predisposto le misure minime di sicurezza previste dal Codice Privacy. Unica eccezzione: coloro che, per obiettive e certificate ragioni, non potranno adottare le misure minime entro quella data, avranno tempo fino al 31 marzo 2005.
Considerata la concomitanza dei due adempimenti richiesti (DPS e misure minime), è consigliabile anticipare i tempi, senza aspettare l'approssimarsi della scadenza in modo tale da potersi garantire la redazione del Documento Programmatico sulla Sicurezza in tempi compatibili al successivo adeguamento alle misure minime.

L'entrata in vigore del nuovo Codice Privacy ha sicuramente suscitato grande interesse ed attenzione da parte del mondo del lavoro alle problematiche connesse agli aspetti relativi alla sicurezza ed alla riservatezza dei dati personali. Di seguito riportiamo alcune tra le domande più comuni e più frequenti inerenti gli aspetti generali di gestione delle problematiche Privacy.

1. Quali sono le principali finalità che il Codice Privacy si propone?

Le norme del Codice della privacy, in aderenza alla disciplina dell'Unione Europea, intendono garantire che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali (tutelati, in generale, dalla Costituzione della Repubblica), nonché della dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza e all'identità personale.

2. Cosa si intende per "trattamento di dati personali"?

Si intende come trattamento qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernente la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati. I dati personali sono tutte le informazioni relative a persone fisiche o giuridiche, oppure ad enti e associazioni, che consentano l'identificazione diretta o indiretta di questi stessi soggetti.

3 .Che cosa è il Documento Programmatico sulla Sicurezza?

Il Documento Programmatico sulla Sicurezza (DPS), in sintesi, serve a fotografare le politiche di sicurezza aziendali ed a programmare gli interventi volti alla protezione dei dati personali trattati dal soggetto titolare del trattamento. Dovrà essere predisposto ed aggiornato con cadenza annuale, sulla base dell’analisi dei rischi, della distribuzione dei compiti e delle responsabilità in ambito aziendale.

4. Che cosa sono le misure minime di sicurezza?

Le misure minime di sicurezza sono un complesso di misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche, procedurali che variano in ragione della tipologia dei dati trattati e degli strumenti utilizzati nel trattamento (strumenti elettronici, archivi cartacei o entrambi).

5. La mia azienda è tenuta alla redazione del Documento Programmatico e delle misure minime?

Il Documento Programmatico è obbligatorio per le aziende che trattano dati sensibili su supporto elettronico. Le misure minime sono obbligatorie per tutti i soggetti che trattano dati personali, indipendentemente dal fatto che trattino di dati personali sensibili o di dati personali comuni o che gli stessi siano trattati con strumenti elettronici o mediante supporti cartacei.

5. La maggior parte dei dati trattati dalla mia azienda sono informazioni reperibili tranquillamente sulle pagine gialle, sull’elenco telefonico o su altre banche dati pubbliche. Sono comunque tenuto al rispetto della normativa Privacy?

Sì . Il Codice Privacy stabilisce il diritto alla protezione dei dati personali (Art.1): Chiunque ha diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano. Tutti i dati personali, dall’entrata in vigore della precedente Legge 675/96, non sono più considerati infatti informazioni nella libera disponibilità di tutti, ma competono alla persona fisica o giuridica, alla quale si riferiscono. Ogni soggetto è riconosciuto proprietario-padrone dei dati che lo riguardano, a cominciare dai dati che lo identificano comunemente.

6. In quale tipo di sanzioni posso incorrere nel caso di inosservanza della normativa?

Il Codice sanziona penalmente comportamenti quali il trattamento illecito di dati personali, la omessa adozione delle misure di sicurezza, nonché l'omessa osservanza dei provvedimenti del Garante, la falsità nelle dichiarazioni al Garante.
Sono, inoltre, previste sanzioni amministrative nei casi di omessa o incompleta notificazione del trattamento al Garante, di inosservanza delle richieste del Garante.